The results of the Global Linkedin Workplace Learning 2019 study show that identifying learning needs or identifying and evaluating missing skills is training specialist’s No 1 focus in 2019. According to my observations, also in the Baltics, identifying learning needs that are in line with business goals are one of the challenges.

According to the results of the survey conducted last year, the identification of learning needs in companies in the Baltics is closely related to the processes of performance appraisal and development talks. As there is a tendency for more frequent, lighter development discussions, the learning needs document is also increasingly developed as a ‘living’ document which is regularly updated, not just a one-off budgeting exercise. The good practice is to use a number of sources for identifying learning needs and to define the future competencies needed for strategic and business development, while keeping the personal development needs of employees within the field of vision.

You can find the version in Latvian below / Versiju latviski atradīsiet zemāk.

In my experience, the identification of learning needs seems self-evident and simple only at the first glance. Particularly in companies where learning is like a “patch” – conflicts arise, customers are not satisfied, the sales plan is not executed – so there is a need for training on these topics and they are then perceived as “learning needs”. Who needs it? All salespeople or all employees, as much as the group size external coach is ready to take. In such cases, most often the trainer is given the topics to be included in the training, and the learning needs are an outline of the content. Hence, “content is like a king”, where neither the learning habits of particular employees are analyzed nor the transfer of the knowledge to the work content.

From the organizational development point of view, employee development and training issues in companies should be viewed not as short courses of competence enhancement and employee motivation, but as well-thought-out strategic decisions to ensure the company’s competitiveness and long-term development.

In order to be able to talk about the real benefits and the return on investment in employee training and development, it is necessary to consider training as a process equivalent to other business processes, starting with a clear set of learning needs and goals in line with the company’s business strategy.

It is important to set clear criteria for assessment of training and methodology for measuring the impact of learning outcomes on business results.
My suggestion for identifying learning needs is to integrate “Action mapping” approach. This approach is widely used in the process of developing e-learning, but I think it is a successful model for identifying and refining any kind of learning needs. This method also clarifies the level of learning needs – whether it is a question of knowledge, action or attitude – and it also shows the most appropriate learning solution, while at the same time setting a measurable learning goal.

Thus, the identification of learning needs is a structured process, asking the following questions:

  • What do you need to know? – what learning needs are at the action level
  • How to learn? – choice of learning solutions
  • What to know? – learning needs at the level of knowledge
  • How to check? – transfer of training to work

The role of the training specialist is transferring from just compilation of received information to moderation of  discussion about the learning needs and challenging what training solutions will add value to the business. Then the role of the challenger is much more important in validating the information received from managers and employees, whether the learning need is really essential. The following issues are also clarified during the well-thought-out learning needs identification process:

  • What should employees do after training? Why is it not done now? Is there a lack of skills, motivation, knowledge, support from the manager or colleagues?
  • What can not be solved by training? What are the internal and external barriers? What processes need to be improved? What action is supported by the existing motivation system?
  • What is the most difficult thing, e.g. in customer service situations? What are their success factors? What do employees need to do their job better, for example, to sell better?

As an example, one of the most common learning needs that regularly recur in the curriculum year after year is time planning. However, it often turns out that it is not about scheduling time but about postponing the work or procrastination. It also often turns out that the problem for employees is not the lack of knowledge regarding standard of customer service but in reality it is linked with not knowing how to cope with their emotions in difficult situations. In such cases, perhaps, the real need for training is to master 1-2 methods that are right for them, how to manage their emotions when the client claims occur. Employees may need to know where to quickly find specific product information and navigate within internal systems.

There are companies that, for example, integrate digital skills training into their daily processes by ‘dripping’ knowledge and ‘forcing’ employees to apply it immediately.

Similarly, companies are increasingly opting for learning solutions such as simulations in e-environments or classroom role-plays, which are closely linked with real life situations, bringing immediate feedback, and reinforcing the habit of responding appropriately to expectations on a daily basis. This would not be possible if the learning needs were determined without the solution of how the training would be transferred to the work environment.

This approach is dominated by the belief that “employee or learner is the king” – i.e., his/her time is respected, only the most important is offered, there is always a thought about how to provide interactive information and how to check if it is understood. Content as king is a thing of the past, because a motivated employee will find additional information with a few clicks on the Internet or other sources. In turn, well-defined learning needs will support the achievement of organizations’ goals and long-term development.


apple-blank-business-442574

Kā noteikt mācību vajadzības, kas saskan ar biznesa mērķiem?

Globālā pētījuma  Linkedin Workplace Learning 2019 rezultāti liecina, ka mācību vajadzību noteikšana jeb trūkstošo prasmju identificēšana un novērtēšana ir mācību speciālistu Nr. 1 fokuss 2019. gadā. Pēc maniem novērojumiem, arī  Baltijā noteikt mācību vajadzības, kas saskan ar biznesa mērķiem ir viens no izaicinājumiem.

Saskaņā ar pagājušajā gadā veiktajiem pētījuma rezultātiem, mācību vajadzību noteikšana uzņēmumos Baltijā ir cieši saistīta ar darba izpildes un attīstības pārrunu procesu.  Tā kā tendence ir veidot biežākas, vieglākas pārrunas,  arī mācību vajadzību dokuments aizvien biežāk tiek veidots, kā “dzīvs” dokuments, kas tiek regulāri papildināts, nevis tikai vienreizējs pasākums budžetēšanas ietvaros. Labā prakse ir izmantot vairākus mācību vajadzību noteikšanas avotus un definēt stratēģiskās un uzņēmuma attīstībai nepieciešamās nākotnes  kompetences, vienlaicīgi paturot redzes lokā darbinieku individuālās attīstības vajadzības.
Pēc manas pieredzes, tikai pirmajā mirklī mācību vajadzību noteikšana šķiet pašsaprotams un vienkāršs process. Sevišķi tā šķiet uzņēmumos, kur mācības ir kā “plāksteris” – rodas konflikti, klienti nav apmierināti, pārdošanas plāns netiek izpildīts – tātad nepieciešamas mācības par šīm tēmām, un tās tad arī tiek uztvertas kā “mācību vajadzības”. Kam tas ir vajadzīgs? Visiem pārdevējiem vai visiem darbiniekiem, cik vien maksimāli lielu grupu ārējais treneris ir gatavs mācīt. Šādos gadījumos visbiežāk trenerim tiek nosauktas tēmas, kuras ir jāietver mācībās, un mācību vajadzības ir šī satura punktu izklāsts. Līdz ar to “saturs ir kā karalis”, kur netiek analizēti  ne konkrēto darbinieku mācīšanās paradumi, ne domāts par mācību pārnesi uz darba saturu.

No organizācijas attīstības aspekta skatoties, darbinieku attīstības un apmācības jautājumi uzņēmumos ir skatāmi nevis kā īslaicīgi kompetenču paaugstināšanas un darbinieku motivācijas kursi, bet gan kā pārdomāti stratēģiski lēmumi uzņēmuma konkurētspējas nodrošināšanai un attīstībai ilgtermiņā.

Lai varētu runāt par reāliem ieguvumiem un darbinieku apmācībā un attīstībā ieguldīto investīciju atdevi,  ir nepieciešams uzskatīt mācības kā citiem biznesa procesiem līdzvērtīgu procesu, kurš sākas ar skaidru mācību vajadzību un mērķu noteikšanu atbilstoši uzņēmuma biznesa stratēģijai.

Svarīgi noteikt skaidrus mācību novērtēšanas kritērijus un metodiku mācību ieguvumu ietekmes mērīšanai uz biznesa rezultātiem.

Mans piedāvājums  mācību vajadzību noteikšanā ir integrēt t.s. Action mapping pieeju. Šo pieeju plaši lieto e-mācību izstrādes procesā, taču, manuprāt, tas ir veiksmīgs modelis jebkura veida mācību vajadzību noteikšanā un precizēšanā. Ar šo metodi tiek noskaidrots arī mācību vajadzības līmenis  – vai tas pamatā ir zināšanu, rīcības vai  attieksmes jautājums – un no tā arī izriet, kāds ir piemērotākais mācību risinājums, vienlaicīgi jau sākumā nosakot izmērāmu mācību mērķi.

Līdz ar to mācību vajadzību noteikšana ir strukturēts process,  uzdodot sekojošus jautājumus:

  • Kas jāprot? – kādas ir mācību vajadzības rīcības līmenī
  • Kā to apgūt? – mācību risinājuma izvēle
  • Kas jāzina? – mācību vajadzības zināšanu līmenī
  • Kā pārbaudīt? – mācību pārnese uz darbu

Mācību speciālista loma no saņemto aptauju, anketu informācijas apkopošanas mainās uz  moderētas diskusijas vadīšanu par mācību vajadzībām un vienlaikus atbilstošākajiem mācību risinājumiem, kas pievienos vērtību biznesam. Tad daudz būtiskāka ir izaicinātāja loma, validējot no vadītājiem un darbiniekiem saņemto informāciju, vai noteiktā mācību vajadzība patiešām ir būtiskākā. Pārdomāta mācību vajadzību noteikšanas procesa laikā tiek noskaidroti arī šādi jautājumi:

  • Kas darbiniekiem pēc mācībām jādara? Kāpēc šobrīd tas netiek darīts? Vai pietrūkst prasmes, motivācija, zināšanu, vadītāja vai kolēģu atbalsta?
  • Ko nav iespējams atrisināt ar mācību palīdzību? Kādi ir iekšējie un ārējie šķēršļi? Kādus procesus nepieciešams uzlabot? Kādu rīcību atbalsta esošā motivācijas sistēma?
  • Kas ir sarežģītākais, piemēram, klientu apkalpošanas situācijas? Kas ir to veiksmes faktori? Kas darbiniekiem nepieciešams, lai labāk varētu veikt savu darbu, piemēram, varētu labāk pārdot?

Kā piemēram, viena no biežākajām mācību vajadzībām, kas regulāri atkārtojas mācību plānos gadu no gada, ir laika plānošana. Taču ļoti bieži izrādās, ka runa nav par laika plānošanu, bet gan par darbu atlikšanas paradumiem. Tāpat bieži izrādās, ka darbinieki nevis nezina klientu apkalpošanas standartu, bet netiek galā ar savām emocijām sarežģītās situācijās. Tādos gadījumos, iespējams, patiesā mācību vajadzība ir apgūt darbiniekiem 1-2 metodes, kas der tieši viņiem, kā vadīt savas emocijas gadījumos, kad klients izsaka pretenzijas. Iespējams, darbiniekiem ir jāzina, kur ātri atrast specifisko informāciju par konkrētiem produktiem un jāmāk orientēties iekšējās sistēmās.

Ir uzņēmumi, kas, piemēram, digitālās prasmju mācības integrē ikdienas procesos “pilinot” zināšanas un “piespiežot” darbiniekus uzreiz tās pielietot.

Tāpat uzņēmumi aizvien vairāk izvēlas tādus mācību risinājumus kā simulācijas e-vidē vai klātienes lomu izspēles, kas pietuvinātas reālajām situācijām, sniedz tūlītēju atgriezenisku saiti un nostiprina paradumu arī ikdienā reaģēt atbilstoši gaidītajam. Tas nebūtu iespējams, ja mācību vajadzības būtu pavirši noteiktas bez risinājuma, kā tiks izvērtēts, vai mācības tiek pārnestas uz darba vidi.

Izmantojot šādu pieeju, dominē uzskats, ka “darbinieks jeb apmācāmais ir karalis”  – t.i., tiek cienīts viņa/viņas laiks, tiek piedāvāts, tas, kas ir būtiskākais, tiek domāts, kā interaktīvi informāciju pasniegt, un pārbaudīt, vai tā ir saprasta. Saturs kā karalis ir pagātne, jo motivēts darbinieks atradīs papildus informāciju ar pāris klišķiem internetā vai citos avotos. Savukārt, pārdomātā veidā noteiktas mācību vajadzības atbalstīs organizāciju mērķu sasniegšanu un ilgtermiņa attīstību.

Maija Dobele
Organizāciju attīstības konsultante
Blend Consulting / INTEA OTS
Posted by:maijadobele

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s