Why and When is Functional Audit Performed?

I believe that all of the company managers as well as their employees are interested in the success of their enterprise. Today’s hot topic is effectiveness – meaning process improvements, automation and also the development of employee skills. Functional audit is one of the methods allowing to understand the current situation in the company – like a photgraph taken it gives a glimpse of what is working well and what isn’t. From this you can then conclude the necessarry changes and that’s one way an organisation can learn and continuously develop itself.

Functional audits are most often performed when a new manager enters an organisation or a department, and wants to assess the current situation in order to create an action plan. Or it could be that the top management suspects that there is potential for improvement in how work is being organised, and thus a functional audit is requested. However, in healthy, development-minded organisations internal or external functional audits have become part of the norm and are carried out every few years.

Functional audit can be performed for the company as a whole or for a specific unit. Mostly the aim is to assess the division of functions and responsibilities among departments or positions, as well as the workload of individual employees, for example:

  • are functions and responsibilities split logically, do they overlap, is any function missing;
  • which functions take most of the time, which ones less;
  • employee effectiveness comparison within a unit and deparmental comparison within the organisation;
  • specification of responsibilities and functions actually carried out, what part of the workload is devoted to each specific function and how does that compare to industry standards and to other companies.

Functional audit report serves the manager as a basis for decision making. Usually from this document it is possible to asess:

  • which processes should be considered to be automated;
  • the amount of time spent in meetings and to evaluate its usefulness;
  • the amount of time spent on correction of mistakes, including communication errors;
  • if the structure of the organisation is optimal.

Evaluation of employee competences is usually outside the scope of functional audit, however some conclusions or recommendations can be made by comparing the time required by different employees for performing similar tasks and duties. Functional audit can serve a method for asessing the development needs of the organisation, but for evaluating the development needs on an individual level other methods should supplement it.

How Should Functional Audit Be Carried Out?

 Functional audit can be carried out either using internal resources or with the help of external consultants. It should be taken into account that such a project involves significant extra workload to be performed in a limited amount of time, therefore most companies choose to enlist the help of external consultants. An additional bonus in that case is an „outside view” allowing for a more objective analysis of the situation.

When performing functional audit, data is obtained from various sources, and both quantitative and qualitative data analysis is carried out.

The most popular methods used are analysis of existing documentation (departmental operating manuals, job descriptions etc.), structured interviews (with managers, employees, cooperation partners) and timesheet data analysis. Interviews mostly serve as a way of clarifying and cross-checking the data obtained, as it is important to use different data sources and cross-check them one against the other.

The time it takes to perform a functional audit depends on the goals of each audit and also on how the interviews are planned – will they be conducted with each involved employee, or only with the managers who in turn will obtain the info from their subordinates.

What to Be Prepared For or Typical Challenges

When performing a functional audit you have to be prepared that employees can provide inacurate or even untruthful information, more often unconsciously than deliberately. Another typical challenge is ensuring that the requested information is submitted on time, therefore it is important to agree on responsibilities with regard to data collection and submission from the very beginning. In my opinion, it is best if at least two consultants are involved in this type of projects, cross-checking one another in terms of assumptions, data interpretation and final recommendations.

When analysing timesheets, these are the challenges that come up most frequently:

  • For some employees it is difficult to estimate the time they spend performing different activities.
  • Employees tend to report much longer combined times than full-time working hours, while in reality there is no overtime.
  • Some tasks tend to overlap (e.g. correction of mistakes, control, filing, meetings) and it’s therefore difficult to specify the time spent on each, resulting in some time being reported double.

 Communication Is Crucial

Functional audit definitely comes as an extra strain on employees – it creates additional workload and steals time in an already busy workday; on top of that – sometimes employees have grounded or ungrounded fears of potential results of the audit and its consequences. Therefore some employees have to be encouraged to open up during interviews, while others cannot stop talking about most every aspect of their working lives. This is why you have to be very careful in planning the communication both before, during, and after the functional audit. Due to the same reason, persons carrying out the audit should possess such qualities and skills as empathy, tolerance, ability to handle difficult conversations as well as strong emotional intelligence.

In my opinion, functional audits are best used as an organisational learning method, where results are jointly discussed and employees proactively involved in the implentation of future changes.

The best way to make employees and especially unit managers willing to cooperate is to inform them of project goals, progress and the importance of achievable results. Ideally there should be info sessions with all of the involved employees both before and after the functional audit is carried out, where company management together with involved consutants address any concerns and answer questions. Typically employees are concerned that the audit might result in people being fired or any other adverse changes – and who would look forward to something like that? For this reason communication during the audit is crucial – there should be an internal person to whom questions and concerns can be voiced, thus limiting the potential for spreading fear and gossip.


 

Mācīšanās kultūra: Kā funkciju audits tajā iederas?

 kastaņi

Kāpēc un kad tiek veikti funkciju auditi?

 Domāju, ka gan visi uzņēmumu vadītāji, gan arī uzņēmumu darbinieki ir ieinteresēti sava uzņēmuma panākumos. Šobrīd uzņēmumos nepārtraukti runā par efektivitāti, kas, savukārt, nozīmē procesu uzlabojumus, automatizāciju, kā arī darbinieku prasmju attīstību.  Funkciju audits ir viena no metodēm, kas ļauj saprast šī brīža situāciju un kā fotogrāfija ataino to, kas šobrīd strādā un kas nestrādā vēlamajā virzienā. No tā var izsecināt nepieciešamās izmaiņas un, savā ziņā, tas ir veids, kā organizācija var mācīties un attīstīties.

Visbiežāk funkciju auditi tiek veikti, kad uzņēmumā vai struktūrvienībā ienāk jauns vadītājs un vēlas izveidot savu darbības plānu. Mēdz būt arī situācijas, kad  augstākajai vadībai ir kādas aizdomas, ka darbs varētu tiks organizēts efektīvāk un tas ir stimuls šādam projektam. Taču veselīgā un uz attīstību vērstā organizācijā iekšējie vai ārējie funkciju auditi ir normāla parādība, kas tiek veikta regulāri ar dažu gadu intervālu.

Funkciju auditi var tikt veikti visam uzņēmumam kopumā vai arī atsevišķai struktūrvienībai. Visbiežāk mērķis ir izvērtēt struktūrvienību funkciju un pienākumu sadali starp nodaļām vai amatiem, kā arī darbinieku noslodzi, piemēram,

  • vai funkcijas un pienākumi ir sadalīti loģiski, nepārklājas, nav kāda iztrūkstoša funkcija;
  • kurām funkcijām ir veltīts vairāk laika un kurām mazāk;
  • salīdzinājums struktūrvienību ietvaros starp darbiniekiem un organizācijas ietvaros – starp struktūrvienībām;
  • precizēts faktiski veikto funkciju un pienākumu kopums un tas, cik daudz darbinieku slodzes tiek veltītas kādai noteiktai funkcijai un vai tas atbilst vidējiem rādītājiem, salīdzinot ar citiem uzņēmumiem.

Funkciju audita ziņojums ir kā darbarīks vadītājiem, uz kura bāzes pieņemt lēmumus. Visbiežāk no funkciju audita rezultātiem iespējams:

  • secināt, kādus procesus būtu vērts apsvērt automatizēt;
  • aptvert veltīto laiku sanāksmēm un izvērtēt, vai tik daudz laika ir nepieciešams;
  • noskaidrot, cik daudz laika tiek veltīts dažādu kļūdu, tai skaitā komunikācijas, labošanai;
  • saprast, vai organizācijas struktūra ir optimāla.

Funkciju audita ietvaros netiek veikts darbinieku kompetenču novērtējums, taču, salīdzinot līdzīga amata pienākumu veikšanai nepieciešamo laiku dažādiem darbiniekiem, var tikt izdarīti kādi secinājumi vai ieteikumi. Funkciju audits var būt viena no metodēm mācību vajadzību noteikšanā uzņēmumam kopumā vai atsevišķai struktūrai, tomēr individuālā līmenī attīstības vajadzību novērtēšanai būtu jāpielieto arī citas metodes.

Kā to veikt?

 Funkciju auditu var veikt gan pašu spēkiem, gan arī ar ārējo konsultantu palīdzību. Jārēķinās, ka šāds pasākums ir liels papildus darba apjoms, kas veicams īsā laika posmā, un tāpēc lielākā daļa uzņēmumu tomēr izvēlas ārējo konsultantu piesaisti. Papildus “skats no malas” ļauj veikt objektīvāku situācijas analīzi.

Funkciju auditā dati tiek ievākti no vairākiem avotiem, kā arī tiek veikta gan kvantitatīvu, gan kvalitatīvu datu analīze.

Kā metodes visbiežāk tiek izmantotas gan esošo dokumentu analīze (struktūrvienību nolikumi, amatu apraksti u.c.), strukturētas intervijas (ar vadītājiem, darbiniekiem, sadarbības partneriem), kā arī darba laika uzskaites tabulu analīze. Intervijas visbiežāk kalpo kā datu precizēšanas metode, jo ir ļoti svarīgi ievākt datus no dažādiem avotiem un veikt to pārbaudi.

Tas, cik ilgs laiks būs nepieciešams funkciju  audita veikšanai, izriet no konkrētā audita mērķiem un no tā vai tikšanās noteik ar katru no iesaistītajiem darbiniekiem, vai tikai ar to tiešajiem vadītājiem, kas, savukārt, precizē informāciju no saviem darbiniekiem.

Ar ko jārēķinās jeb tipiskie izaicinājumi

Veicot funkciju auditu jārēķinās, ka darbinieki var sniegt neprecīzu vai pat nepatiesu informāciju, visdrīzāk neapzināti. Viens no tipiskiem sarežģījumiem ir arī tāds, ka informācija nav laicīgi iesniegta, tāpēc ir būtiski vienoties par atbildību datu ievākšanā un iesniegšanā. Mans uzskats ir, ka uz šāda veida projektiem ir jāstrādā diviem konsultantiem, kas var pārbaudīt viens otra darbu un kopīgi pārbaudīt savus pieņēmumus datu interpretācijā.

Analizējot darba slodzes visbiežāk sastopos arī ar šādiem izaicinājumiem:

  • Daļai darbinieku ir grūtības novērtēt laiku, cik uz kuru darbu tie patērē.
  • Darbinieki mēdz norādīt krietni lielāku patērēto laiku, nekā pilnas slodzes darbs, tomēr virsstundas netiek strādātas.
  • Vieni un tie paši darbi (piemēram, kļūdu labošana, kontrole, lietvedības kārtošana, tikšanās) savstarpēji mēdz pārklāties, ir grūti nošķirami, kā rezultātā patērētais laiks daļēji varētu tikt norādīts dubultā.

 Svarīgākais, kā vienmēr –  komunikācija

Funkciju audits tomēr ir papildus stress darbiniekiem – tas gan prasa papildus darbu un laiku jau tā aizņemtajā ikdienā, kā arī nereti darbiniekiem ir pamatotas vai nepamatotas bailes no iespējamajiem audita rezultātiem un sekām. Intervijās daži darbinieki tādēļ ir jāiedrošina runāt, citos gadījumos tiek sniegta daudz un lieka informācija iekšējās kultūras aspektu un emociju mērcē. Tāpēc ir rūpīgi jāpārdomā komunikācija gan pirms, gan pēc, gan funkciju audita laikā, un sevišķi svarīga ir funkciju audita veicēju iejūtība, tolerance, prasme vadīt sarežģītas sarunas, kā arī emocionālā inteliģence.

Lai darbinieki un jo sevišķi struktūrvienību vadītāji būtu ieinteresēti sadarboties, ļoti svarīgi, lai vadītāji un darbinieki tiek informēti par projekta mērķiem, gaitu un rezultātu svarīgumu.

Vislabāk, ka gan pirms, gan pēc audita veikšanas ir tikšanās ar visiem darbiniekiem un gan pasūtītājs, gan arī konsultanti atbild uz jautājumiem. Visbiežāk darbiniekos ir bažas, ka audita rezultāti būs par iemeslu darbinieku atlaišanai vai būtiskām izmaiņām, un kas gan ko tādu sagaida ar prieku? Tāpēc ir ļoti svarīgs veids, kā notiek komunikācija audita laikā, un vai darbiniekiem  ir pieejams iekšējais darbinieks, kas var atbildēt arī uz individuāliem jautājumiem un vadīt iespējamās bažas un baumas. Es tomēr iesaku funkciju auditus izmantot primāri kā mācīšanās metodi, kur rezultāti tiek izdiskutēti un darbinieki tiek iesaistīti tālāko izmaiņu veikšanā.

Lai izdodas!

Posted by:maijadobele

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s