33% of newly hired employees decide if they will stay in the company or not during their first few weeks at work. Probation period has become a two-sided process, and times when it was only the employer who’s making a decision on keeping the new employee are long gone. At the same time, the cost of hiring and training a new employee accounts for at least 20% of the annual salary of the respective position!

A well-considered on-boarding process – making the new employee feel welcome, helping him understand the expected performance result – is one of the crucial prerequisites for employee to perform effectively perform in the position you have hired him for.

On-Boarding Begins Already During the Hiring Process

The way a manager conducts a job interview already gives the first impression about the company, its culture, working style of the manager as well as cooperation within the organisation. And it’s not only about the interviewing skills or challenging the job applicant! One of the ready-made e-learning courses „Interviewing skills” can give an insight into beginning a successful cooperation with the potential new employee already during the hiring stage. See demo for ready-made Interviewing skills e-course.

First Days are Critical

A successful on-boarding program for new employees is therefore meant to help in understanding how the organisation works as a whole, make it easier for the new employee to become part of the team, and reinforce the feeling that it was a right decision to join your company.

Starting at a new job doubtlessly creates extra stress, irrespectively of how experienced the new employee is, or how often he has changed jobs before. In addition to working on understanding the job content of the new position, the new employee is trying to create relationships with his boss and colleagues, as well as to understand the written and unwritten rules of how your organisation functions. Therefore the first few days on the job for the new person is a mix of varying emotions and questions. When preparing on-boarding programs, remember – they should be focused on the expectations and fears of the new employee, rather than on quick transfer of specific knowledge.When preparing on-boarding programs, remember – they should be focused on the expectations and fears of the new employee, rather than on quick transfer of specific knowledge.

There’s so Much to Learn in the First Few Days!

Most companies have on-boarding programs in place for welcoming new employees. Handbook for new employees, job instructions, presentation on corporate values, mentoring program description – these are all parts of on-boarding program sooner or later adopted by any self-respecting enterprise. Nevertheless, when speaking to mentors and managers, I often hear complaints about the new employees that things have to be repeated for them over and over.

The problem lies in the fact that most often employees are overloaded with information during their first days on the new job – information they cannot process and remember that fast. This is hard even if the new person has managed to write things down of if they are available for later reference in one of the written materials provided to him. On the other hand, it is crucial for the company to ensure that the new person has learned all the required information and can start working independently as soon as possible, while also becoming part of the team and adopting the values of the organisation.

How Can E-Learning Add Value?

One of the tendencies is to present part of the on-boarding program material in an electronic format. Of course, one possibility is to compile a digital info pack and place it on a server, where new and existing employees can access it and refresh their knowledge whenever necessary. However, more and more businesses choose to create e-learning courses on the following topics that are presented as part of their on-boarding programs:

  •  Corporate value system presented in the form of interactive games, where instead of trying to memorise all the values by name, employees are presented with various on-the-job situations and encouraged to look for the course of action most in line with organisational values;
  • Customer service / sales principles, where know-how of customer service standards is reinforced, at the same time getting acquainted with the products or services offered by the company, their advantages, as well as preparing the employee for the most common problem situations;
  •  Internal conduct, job safety, fire safety and similar regulations – developing a training on how to act in critical situations clearly demonstrates that the employer is truly concerned for the safety and well-being of its employees, rather than circulating a formal signature sheet as required by legislation.

E-learning solutions make it possible to split the coverable material into smaller pieces, creating an easily adaptable learning flow in line with the micro learning tendencies. New employees can be then asked to cover part of the material before starting on the job, another part can be designed as a test after a training course or the first few days spent with a mentor. This way the new employee and his manager can find out which areas do or do not require further training, and spend additional time only where it is required. In my experience, employees appreciate this type of e-learning solutions, and a well-designed blended learning and e-learning implementation improves employer’s image and its ability to attract employees.

What Else?

Learning materials presented in a friendly style and consisting of well-considered, specific information are more effective than formal instructions and presentations.

On-boarding programs for new employees serve as an excellent opportunity to create a positive first impression about the company. They provide the employee with a feeling what kind of team and brand he has become a part of.But bear in mind that nothing can substitute the personal contact! Even for the most communicative new employee, support of a designated mentor is invaluable! The ability of the manager and mentor to explain what is expected of the new employee is a prerequisite for a successful cooperation in the future.

Time invested in teaching and developing your new employees will definitely pay off!


Maija-78.jpg

Kā jauktā mācību pieeja atbalsta jauno darbinieku ievadīšanas procesu

Pirmajās darba nedēļās 33% no jaunajiem darbiniekiem izlemj, vai paliks uzņēmumā vai nē. Pārbaudes laiks ir abpusējs process, un sen ir pagājis tas laiks, kad tikai darba devējs domāja, vai jauno darbinieku paturēt vai nē. Savukārt jauna darbinieka atlases un darbā ievadīšanas izmaksas sastāda vismaz 20% no konkrētā amata gada darba algas!  Pārdomāts darbā ievadīšanas process – tas, lai jaunais darbinieks uzņēmumā jūtas gaidīts un viņam ir skaidrs, kādu darba rezultātu no viņa sagaida – ir viens no priekšnosacījumiem, lai jaunais darbinieks ātrāk efektīvi veiktu darbu, kuru esat paredzējis.

Jaunā darbinieka darbā ievadīšana sākas jau atlases procesā.

Tas, kā vadītājs vada interviju ar kandidātiem jau rada pirmo priekšstatu par uzņēmumu, tā kultūru, vadītāja darba stilu un sadarbību organizācijā. Un tās nav tikai jautājumu uzdošanas prasmes un kandidāta izaicināšana! Viens no gatavajiem e-kursiem „Intervēšanas prasmes” var sniegt ieskatu, kā uzsākt sadarbību ar jauno darbinieku jau atlases procesā. Šeit ir ieskats Intervēšanas prasmju e-kursā.

Darbinieka pirmās darba dienas ir ļoti būtiskas

Jauna darba uzsākšana darbiniekam rada papildu stresu neatkarīgi no tā, cik jaunais darbinieks ir pieredzējis vai cik bieži iepriekš mainījis darbus. Bez tā, ka ir jāsaprot konkrētā darba saturs, jaunais darbinieks arī pūlas izveidot attiecības ar savu vadītāju un kolēģiem, kā arī saprast rakstītos un nerakstītos likumus jūsu organizācijā. Tāpēc pirmās darba dienas darbiniekam ir dažādu emociju un jautājumu mikslis. Veiksmīga jauno darbinieku ievadprogramma ir tā, kas palīdz darbiniekam ātri izprast organizāciju kopumā, iejusties kopējā darba ritmā un nostiprina  viņā pārliecību, ka tas ir bijis pareizs lēmums pievienoties jūsu organizācijai.  Veidojot jauno darbinieku ievadprogrammas, atceries, ka fokuss šajā laikā ir uz darbinieka cerībām un bailēm, ne tik daudz uz konkrētu zināšanu ātru apguvi.

Ir tik daudz informācijas, kas jāapgūst pirmajās dienās!

Lielai daļai uzņēmumu ir izstrādātas jauno darbinieku ievadprogrammas. Jauno darbinieku rokasgrāmata, darba instrukcijas, prezentācija par uzņēmuma vērtībām, mentoringa programma – tās ir ievadprogrammas sastāvdaļas, ko agri vai vēlu izstrādā katrs sevi cienošs uzņēmums. Tomēr runājot ar mentoriem un vadītājiem, bieži dzirdu sūdzības par jaunajiem darbiniekiem, kuriem nepietiek ar to, ka vienu reizi pateica. Problēma ir, ka nereti pirmajās dienās darbinieks tiek apbērts ar milzīgu informācijas apjomu, ko nepagūst apstrādāt un atcerēties. Pat ja darbinieks ir pierakstījis teikto, vai kādā no iedotajiem materiāliem var to vēlāk izlasīt, tīri cilvēciski tas ir grūti izdarāms. No otras puses, uzņēmumam ir svarīgi, lai jaunais darbinieks ātrāk apgūst nepieciešamo informāciju un sāk strādāt patstāvīgi, kā arī iekļaujas kolektīvā un pieņem uzņēmuma vērtības.

Kā e-mācības var pievienot vērtību?

Viena no tendencēm ir daļu no sagatavotajiem ievadprogrammas materiāliem sagatavot e-formātā. Protams, viens variants ir apkopot materiālus kādā vietnē kā vienotu digitālās informācijas paku, ko jaunie un arī esošie darbinieki var pārskatīt un atsvaidzināt atmiņā, kad vien rodas nepieciešamība. Tomēr aizvien vairāk uzņēmumu izveido e-mācības par sekojošām tēmām, ko iekļauj arī jauno darbinieku ievadprogrammās:

  • Uzņēmuma vērtības interaktīvu spēļu veidā, kur tiek nevis iekalti vērtību nosaukumi, bet gan izspēlētas dažādas darba situācijas un meklēti uzņēmuma vērtībām atbilstošākie rīcības risinājumi;
  • Klientu apkalpošana / pārdošanas pamatprincipi, kas nostiprina klientu apkalpošanas standarta zināšanas, vienlaicīgi apgūstot uzņēmuma piedāvātos produktus vai pakalpojumus, to priekšrocības, kā arī sagatavo darbiniekus biežāk sastopamajām problēmsituācijām;
  • Iekšējās kārtības, darba drošības, ugunsdrošības u.c. noteikumi, demonstrējot, ka uzņēmumam rūp ne tikai formālais darbinieka paraksts, kas nepieciešams likumdošanas ievērošanai, bet patiesi interesē darbinieka drošība, labsajūta un izpratne, kā rīkoties kritiskās situācijās.

E-mācību risinājumi sniedz iespēju sadalīt mācību materiālu mazākos posmos, veidojot mācību plūsmu un pielāgojot to mikro mācīšanas tendencei. Daļu materiāla var lūgt jaunajiem darbiniekiem apgūt pašiem pirms darba uzsākšanas, daļu lūgt nokārtot kā testu pēc klātienes mācībām vai pirmajām pavadītajām dienām kopā ar mentoru. Tādā veidā jaunais darbinieks un arī viņa vadītājs var pārliecināties, kurās jomās ir nepieciešama atkārtošana un kurām nav vērts vairs tērēt laiku, jo darbinieks nepieciešamo ir apguvis. Pēc manas pieredzes, darbinieki novērtē šādus e-mācību risinājumus, un pārdomāta jauktā tipa mācību un e-mācību ieviešana uzlabo darba devēja tēlu un darbinieku piesaisti.

Ko vēl?

Jauno darbinieku ievadprogrammas ir lieliska iespēja izveidot pozitīvu pirmo iespaidu par uzņēmumu. Tie iedod darbiniekam izpratni sajūtu līmenī, kādai komandai un zīmolam viņš ir pievienojies. Draudzīgs stils mācību materiālos un konkrēta un pārdomāta informācija šai ziņā ir efektīvāka nekā formālas instrukcijas un prezentācijas. Tomēr nekas neaizstās cilvēcisko kontaktu! Lai cik komunikabls ir jaunais darbinieks, es ticu, ka īpaši nozīmētu mentoru atbalsts ir neaizstājams. Vadītāja un mentora loma izskaidrot jaunajam darbiniekam, ko no viņa darba sagaida, ir pamats tālākās sadarbības veiksmei.

Ieguldiet laiku jauno darbinieku apmācībā un attīstībā, tas noteikti atmaksāsies!

Posted by:maijadobele

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s